一封體面的離職信,讓你和公司好好說再見 [內含離職信 範例]

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離職想必是絕大部分的人職涯中都會面臨的情境,如何和前東家好聚好散,做到「人情留一線,日後好相見」,更是一門職場

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離職想必是絕大部分的人職涯中都會面臨的情境,如何和前東家好聚好散,做到「人情留一線,日後好相見」,更是一門職場必修課。而離職課題中,「離職信」扮演著相當關鍵的角色。

每個人在決定離職後,腦中勢必都會出現類似的疑問:該什麼時候提離職?離職信要怎麼寫?有沒有離職信 範例可以參考?Glints將在此文章中一一為大家解惑離職相關疑問,並提供範例參考。

如果你是屬於勇敢裸辭,又不想保持太久的失業狀態,建議可以參考【Glints:最快14天內幫你找到適合你的公司、適合你的工作!】讓你縮短職涯空窗期。

目錄

我真的該離職嗎?

之所以萌生離職的想法,肯定原因有百百種,但是什麼叫做「好的離職原因」呢?

簡而言之,離開這份工作有機會讓生活過得更好,那便是好的離職理由,例如:

如果離開這份工作,不見得能夠改善生活現況,那建議可以藉此反思「這些問題有辦法解決嗎?」

壞的離職理由舉例:

整體而言,以上是常見的離職理由,不過嚴重程度的確因人而異,個人得謹慎評估自我狀況。

更詳細分析內容可參考Glints文章【提離職前,該評估的3個決定性關鍵因素

寄辭職信之前,我該先做什麼?

通常在寄出離職信前,強烈建議先和主管口頭面談,先行知會一聲,以表示對主管的尊重。更避免主管在未經通知下收到離職信,感到的錯愕和唐突。也可藉此機會,口頭和主管、公司表達感謝,讓自己留下好的印象。

口頭「說再見」有種「類提分手」的尷尬感,常見的提離職開場白一般都簡短易懂,禮貌的詢問主管,表示想要一對一面談:

「請問可以和您約這週四下午一對一面談嗎?我有職涯相關的問題想和您討論。」

什麼時候提離職

在經過反覆評估,下定決心離職之後,下一個煩惱的問題便是「要什麼時候跟主管提離職?」不管我們心裡的答案是什麼,提離職的時間點都必須符合勞基法的最低標準。根據勞基法第十六條規定:

特別提醒大家,勞基法的提前告知天數包含國定假日、例假日,且須從提完離職的隔日開始計算。舉例來說,如果你工作三個月以上,但未滿一年,且預計在 10/31 離職,那麼你最晚需要在 10/20 告知。

不過Glints會建議,如果公司、主管待你不差,可以在離職日前1個月告知,預留給對方較充裕的時間找到接班人,也確保自己可以完整交接。畢竟,你留在前東家的最後印象,便是提出離職後的這段時間。多替對方著想,對自己也不會有壞處。

延伸閱讀:【未滿一年離職,有什麼事我該注意的?

離職信怎麼寫?

一般來說,提離職第一個要告知的對象是直屬主管。故離職信的收件對象,也應放上直屬主管。至於副本是否應放上更上級的主管、或是老闆,應當視每間公司當時的狀況,以及公司文化而定。

如果平時與老闆或上級主管互動頻繁,或是公司風氣較為開放,副本放上更上級主管通常沒什麼問題;但若公司階層非常分明,風氣較為保守,又或者是須走離職簽呈,則信件不建議往更上級副本。

不管離職信是不是申請離職的必經流程,Glints都會建議大家離職時,一定要發一封正式的離職信!且離職信上面務必要清楚列出「離職日期」,且發信時間需符合勞基法的最低標準。留有信件存證,同時也是為了保護自己,以免後續產生爭議。

千萬不要認為,離職等於跟公司完整切割,所以可以毫無顧忌地把多年來對公司的不滿和委屈,都洋洋灑灑地列在離職信中,說個痛快。不論背後真正的原因是什麼,Glints會建議在離職信中一兩句簡單敘述離職原因,或是使用相吻合的官方說法,如:個人生涯規劃、家庭因素、身體狀況因素等。

但切忌萬萬不可說謊!世界很小,產業與產業間息息相關,難保說謊後不會被發現,對職涯造成更大的傷害。

不論心中充斥著多少負面情緒,也不論實際上公司、主管待你如何,都請向公司致上誠摯的感謝。避免因不洽當的情緒或字眼,導致彼此在最後關頭留下負面印象,斷絕了日後好相見的可能。

講完原因、道完謝之後,離職信還有一個非常重要的任務,就是工作交接「讓主管放心」。雖然法律沒有明文規定,但基於職場倫理,妥善安排工作交接是非常基本的動作。建議在離職信的尾端,簡單帶到自己會盡力完成交接,讓接手同仁可以盡快上手。可以讓主管放心之外,也維持盡責的正面形象。

延伸閱讀:【面試時問到「離職原因」我該誠實回答嗎?

離職信模板

信件主旨:離職申請 – [姓名 / 職稱]

Dear [主管的名字]

很遺憾在這個時候向公司遞出辭職申請。考量 [離職原因],經過審慎評估,決定向公司辭去目前的職務,於 [離職日期] 正式離職,並依年資在 [X日] 前向您預告。[在職總年資] 來,非常謝謝主管悉心的教導、提拔,也相當感謝公司願意給予我在良好的環境中,工作和學習的機會。在離職前,我會盡心交接負責業務,讓接任同仁可以進快熟稔。造成不便還請見諒,懇請批准離職申請。

祝福公司生意興隆,業績長紅

[離職者姓名] 敬上


更多精選範例,可參考Glints的範例文章【5個離職信/辭呈參考範例】。

離職信範例

信件主旨:離職申請 – 林丹尼 / 數位行銷專員

Dear Harry,

很遺憾在這個時候向公司遞出辭職申請。考量個人職涯規劃,11 月將重返學生身份進修,經過審慎評估,決定向公司辭去目前的職務,於2021年10月31日正式離職,並依年資在20日前向您預告。兩年來,非常謝謝主管悉心的教導、提拔,也相當感謝公司願意給予我在良好的環境中,工作和學習的機會。在離職前,我會盡心交接負責業務,讓接任同仁可以進快熟稔。造成不便還請見諒,懇請批准離職申請。

祝福公司生意興隆,業績長紅

林丹尼 敬上

2021年10月10日

提離職常見Q&A

A:

1. 工作交接:交接檔案建議越仔細越好,以免離職後還會不時接到前同事的詢問電話。同時交接檔案也自己留底,屆時若有爭議,能夠以此證明當初有妥善地盡到交接義務。

2. 特休未休:是否有未休完的特休?【離職時,特休休不完可以換工資嗎?

3. 申請離職證明書:為了下一份工作做準備,部分公司會要求到職員工提供前公司的離職證明書,內容包括職稱、職務內容、任職時間、離職事由

大多數人發送離職通知後就會開始著手準備交接,這時候工作量通常會較過去繁忙。不過除了忙於交接,其他勞工權益也必須留意喔!








A:

根據勞基法第16條,關於勞工離職的預告期是依據任職時間而定,工作未滿3個月不需提前告知(工作3個月以上1年未滿者,於10日前預告之)不過,律師及資深人資都會建議,凡是提離職,預留交接的時間會比較妥當。【試用期離職的注意事項

A:

離職信通常是用於和公司、合作對象告知離職時間、交接對象等,寄送時間通常是離職預告期之前寄出。

離職感謝函較不一樣的是,寄送對象大多是工作上有較多交流、交情的同事及合作夥伴,內容主要也是感謝大家一路上的協助,不過口吻上相較不拘謹也更帶有情感,寄送時間大多是離職當天跟大家道別。


結論

離職時不只對直屬主管有影響,對整個部門的士氣也會有所擾動。因此大家再提離職時,務必預留充足的時間交接,且讓團隊有充分的時間準備,也請好好的撰寫一封體面的離職信,禮貌的告知、誠摯的感謝、好好說再見。

相信大家現在對提離職的時間,以及離職信該如何撰寫,都已有充足的知識了。下筆前別忘了參考Glints提供的離職信模板,相信大家都可以和前東家好聚好散。也預祝大家後續找工作一切順利!

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