Thư Ký Dự Án Làm Gì? 6 Kỹ Năng Thư Ký Dự Án Cần Có

Home » Thế Giới Công Sở » Thư Ký Dự Án Làm Gì? 6 Kỹ Năng Thư Ký Dự Án Cần Có

N

Home » Thế Giới Công Sở » Thư Ký Dự Án Làm Gì? 6 Kỹ Năng Thư Ký Dự Án Cần Có

Ngày đăng: 21/12/2022 | Không có phản hồi

Ngày cập nhật: 20/12/2022

Thư ký dự án là người đóng vai trò vô cùng quan trọng đối với sự thành công của bất kỳ dự án nào. Vậy thư ký dự án là gì? Thư ký dự án làm gì? Làm thư ký dự án có những yêu cầu gì?

Để giúp bạn đi giải đáp mọi thắc mắc về chủ đề này, mời bạn cùng Glints tìm hiểu chi tiết trong bài viết dưới đây.

Mục Lục

Thư ký dự án là gì?

Thư ký dự án trong tiếng Anh là gì? Thư ký dự án trong tiếng Anh là Project Secretary. Thư ký dự án là người hỗ trợ hành chính cho nhóm dự án bao gồm các công việc như chuẩn bị và sắp xếp giấy tờ, đặt hàng, lập và xử lý hóa đơn, v.v.

Phần lớn thời gian thư ký dự án sẽ làm việc tại văn phòng, vào giai đoạn dự án gấp rút hoàn thành thư ký dự án sẽ phải tăng ca để đảm bảo hoàn thành công việc.

Thư ký dự án làm gì?

Thư ký dự án làm gì? Thư ký công trình làm gì? Công việc của thư ký công trình là gì? Cùng Glints đi tìm hiểu chi tiết về việc làm thư ký dự án trong phần dưới đây nhé.

Một trong những công việc đầu tiên của thư ký dự án mà Glints muốn chia sẻ đến bạn là quản lý tài liệu. Lưu trữ tài liệu quan trọng bao gồm hồ sơ, hóa đơn, hợp đồng, v.v một cách ngăn nắp, đảm bảo an toàn, dễ dàng tìm lại khi cần  là một nhiệm vụ rất quan trọng của thư ký dự án. 

Liên hệ với các nhà bán, đơn vị cung cấp thiết bị mà dự án cần sử dụng như: máy tính, đồ dùng văn phòng phẩm, v.v là nhiệm vụ tiếp theo mà thư ký dự án đảm nhận.

Một nhiệm vụ quan trọng tiếp theo mà thư ký dự án đảm nhận là trả lời các cuộc gọi đến, email, v.v.

Họ là đầu mối liên lạc giữa doanh nghiệp với các đối tác liên quan đến dự án như nhà thầu, đơn vị cung cấp nguyên vật liệu, v.v. Khi thực hiện công việc này, yêu cầu thư ký dự án phải giữ tác phong chuyên nghiệp, chỉn chu.

Đọc thêm: Văn Hoá Giao Tiếp Qua Email Chuyên Nghiệp

Thư ký dự án cũng là người thực hiện xử lý hóa đơn với khách hàng, đơn vị thầu, nhà cung cấp nguyên vật liệu, v.v bao gồm việc lập và xử lý hóa đơn được trả đúng thời hạn.

Sắp xếp và chuẩn bị các cuộc họp của công ty là một nhiệm vụ vô cùng quan trọng mà mọi thư ký dự án đều phải thực hiện, bao gồm việc quản lý lịch trình cuộc họp/sự kiện và báo đến thành viên tham gia.

Làm thư ký dự án yêu cầu những gì?

Thành thạo kỹ năng sử dụng các công cụ tin học văn phòng là một yêu cầu vô cùng cơ bản đối với mọi người lao động, đặc biệt với thư ký dự án. Thư ký dự án đảm nhận nhiều công việc cần phải thao tác trên các phần mềm tin học văn phòng, do đó kỹ năng này đóng vai trò vô cùng quan trọng.

Đọc thêm: Top 8 Khóa Học Tin Học Văn Phòng Chất Lượng Bạn Nên Theo Học

Trong bất kể nghề nghiệp nào, người lao động có kỹ năng giao tiếp tốt được xem là một lợi thế cực kỳ lớn trong công việc; thiết lập mối quan hệ tốt đẹp với khách hàng, đồng nghiệp, lãnh đạo; v.v.

Tính chất công việc của một thư ký dự án thường phải tiếp xúc nhiều với đối tác, cấp trên, khách hàng, v.v. Vậy nên, khả năng giao tiếp tốt được xem làm một yêu cầu bắt buộc với một thư ký dự án.

Không chỉ riêng khả năng quản lý thời gian biểu của bản thân, thư ký dự án còn chịu trách nhiệm quản lý thời gian của người quản lý, bao gồm nhiều công việc như theo dõi lịch họp thường xuyên, lịch công tác, v.v.

Như Glints vừa giới thiệu với bạn ở trên, thư ký dự án là người chịu trách nhiệm trong việc tổ chức các cuộc họp của công ty (nội bộ hoặc với đối tác, khách hàng) cũng như việc quản lý hồ sơ.

Bởi vậy, khả năng tổ chức tốt sẽ giúp thư ký tổ chức thực hiện các công việc này một cách dễ dàng, khoa học. 

Sắp xếp công việc hợp lý là một yêu cầu quan trọng mà thư ký dự án cần có. Bạn cần biết sắp xếp ưu tiên công việc nào cần phải thực hiện trước, đảm bảo không làm chậm tiến độ của công việc. 

Trong quá trình làm việc, đôi khi chúng ta phải bất đắc dĩ gặp những phát sinh không đáng có. Các vấn đề này có thể gây ảnh hưởng đến công việc của bạn, thậm chí là hiệu quả công việc của toàn dự án, công ty.

Điều này, đòi hỏi thư ký dự án phải là người nhạy bén, nhanh chóng phát hiện vấn đề và đưa ra hướng giải quyết kịp thời. 

Để trở thành một thư ký dự án, ngoài những yêu cầu về kỹ năng kể trên bạn có thêm một vài yêu cầu khác như:

Đọc thêm: Thư Ký Là Gì? Nghề Thư Ký Văn Phòng, Thư Ký Giám Đốc Cần Các Kỹ Năng Nào?

Mức lương của thư ký dự án

Mức lương của thư ký dự án có cao không? Đây là một trong những câu hỏi được nhiều bạn đang tìm hiểu về công việc này quan tâm nhiều nhất. 

Nhìn chung, tính chất công việc của thư ký dự án không quá vất vả nhưng mức lương của thư ký dự án cũng được đánh giá tương đối cao so với các nhân viên bàn giấy khác. 

Theo đó, mức lương trung bình của một thư ký dự án dao động trong khoảng từ 9 -13 triệu đồng/tháng. Bên cạnh đó, họ còn nhận được các chế độ đãi ngộ khác của doanh nghiệp, v.v.

Tuy nhiên, để xác định một con số chính xác mức lương của thư ký dự án sẽ phụ thuộc vào nhiều yếu tố khác như: trình độ năng lực, nơi làm việc, địa điểm làm việc, tính chất công việc, v.v.

Tạm kết

Trên đây là những chia sẻ về chủ đề “Thư ký dự án là gì?” mà Glints muốn gửi đến bạn. Hy vọng bài viết đã giúp bạn hiểu hơn về vị trí này, cũng như cung cấp cho bạn nhiều góc nhìn mới mẻ xung quanh về nghề nghiệp thú vị này mà chưa ai nói cho bạn.

Nếu bạn còn bất kỳ câu hỏi nào, đừng ngần ngại để lại bình luận để được Glints hỗ trợ giải đáp chi tiết nhé.

Bài viết có hữu ích đối với bạn?

Đánh giá trung bình 0 / 5. Lượt đánh giá: 0

Chưa có đánh giá nào! Hãy là người đầu tiên đánh giá bài viết.

Chúng tôi rất buồn khi bài viết không hữu ích với bạn

Hãy giúp chúng tôi cải thiện bài viết này!

Làm sao để chúng tôi cải thiện bài viết này?

Tác Giả

Huy Kieu

 

See author’s posts

PREVIOUS

NEXT

Email của bạn sẽ không được hiển thị công khai. Các trường bắt buộc được đánh dấu *