Trợ Lý Là Gì Và Những Kỹ Năng Nhất Định Không Thể Thiếu

Home » Thế Giới Công Sở » Trợ Lý Là Gì Và Những Kỹ Năng Nhất Định Không Thể Thiếu

Home » Thế Giới Công Sở » Trợ Lý Là Gì Và Những Kỹ Năng Nhất Định Không Thể Thiếu

Ngày đăng: 24/06/2022 | Không có phản hồi

Ngày cập nhật: 05/10/2022

Trợ lý là một ngành nghề phổ biến tại nhiều công ty hiện nay. Đây được xem là “cánh tay phải” vô cùng đắc lực của ban lãnh đạo công ty. Họ hỗ trợ hầu hết các công việc lớn nhỏ và sắp xếp lịch trình. 

Tuy nhiên, không phải ai cũng hiểu rõ vị trí trợ lý là gì và những kỹ năng cần thiết để trở thành một trợ lý ưu tú. Hãy dừng một chút thời gian đọc qua bài viết này nhé!

Mục Lục

Hiểu và phân biệt rõ trợ lý là gì?

Trợ lý là một công việc khá đặc thù. Để Glints Việt Nam giới thiệu cho bạn thông tin trợ lý là gì!

Trợ lý là người làm việc trực tiếp với giám đốc hay ban lãnh đạo của một doanh nghiệp giải quyết một số công việc liên quan. Họ sẽ hỗ trợ những người đứng đầu công ty hoàn thành nhiệm vụ tốt nhất.

Một số vấn đề mà các trợ lý thường thay giám đốc giải quyết các công việc như:

Trợ lý là một vị trí quan trọng và tương đối phức tạp, đa dạng. Công việc đòi hỏi bạn cần có nhiều kỹ năng, phẩm chất để có thể hoàn thành tốt nhiệm vụ.

Không ít bạn bị nhầm lẫn hai vị trí trợ lý và thư ký là một. Vậy sự khác biệt giữa thư ký và trợ lý là gì?

Vị trí trợ lý và thư ký sẽ có một số yếu tố tương đồng:

Bên cạnh đó, so với vị trí thư ký, công việc trợ lý có rất nhiều khác biệt. Trợ lý có quyền hạn và vai trò lãnh đạo cao cấp hơn. Thông thường, họ có thể đảm đương những công việc như một thư ký, nhưng trách nhiệm cũng nhiều hơn.

Bởi trợ lý là người được trao quyền phân công, giám sát và nghiệm thu một số công việc của các phòng ban khác. Sau đó, họ sẽ thực hiện báo cáo lại với lãnh đạo.

Ở một số công ty, trợ lý có thể kiêm luôn việc quản lý ngân sách, các khoản thu chi hay công nợ, và làm việc như một kế toán. Nhờ thế, trợ lý là vị trí có thể liên kết và tương tác với hầu hết các phòng ban khác nhau trong một công ty.

Ngoài ra, trợ lý còn được trao quyền để làm việc trực tiếp với nhân viên, khách hàng nhằm giải quyết một số vấn đề phát sinh.

Có thể nói, trợ lý là một công việc “dưới một người trên vạn người” với khối lượng công việc, quyền hạn cũng như trách nhiệm cao hơn hẳn so với thư ký.

Mô tả công việc trợ lý chi tiết và đầy đủ nhất

Công việc chủ yếu của một trợ lý còn phụ thuộc vào tính chất riêng của từng doanh nghiệp khác nhau. Tuy nhiên, bạn có thể tham khảo mô tả công việc cơ bản và đầy đủ nhất mà một trợ lý thường phải đảm đương như sau:

Những yêu cầu cần có của trợ lý là gì?

Để trở thành một trợ lý giỏi, bạn có tò mò là mình cần có những tố chất cũng như kỹ năng như thế nào hay không?  Dưới đây là một số kỹ năng quan trọng bạn cần có.

Trợ lý là vị trí đòi hỏi khả năng giao tiếp tốt, đàm phán, thuyết phục và nắm bắt tâm lý đối phương. Kỹ năng này sẽ giúp bạn thu hút và gây được thiện cảm với đối tác, nhằm phục vụ cho việc gặp gỡ hay tiếp khách hàng thay lãnh đạo.

Kỹ năng giao tiếp cũng thường đi đôi với việc am hiểu ngoại ngữ, văn hoá của các vùng miền và quốc gia khác nhau để có thể dễ bắt chuyện cũng như tạo được thiện cảm.

Với đặc thù công việc liên quan đến tài liệu, trợ lý phải là người thành thạo kỹ năng máy tính. Hiểu biết về các thiết bị công nghệ mới sẽ góp phần giúp công việc trợ lý tốt hơn, nhanh chóng và tiết kiệm thời gian, năng suất.

Công việc của trợ lý thường phải sắp xếp lịch trình, di chuyển cho lãnh đạo và một số thành viên của công ty trong các chuyến công tác. Vì vậy, nắm vững kỹ năng lập kế hoạch và tổ chức rất quan trọng.

Điều này sẽ giúp một trợ lý giỏi hoàn thành những nhiệm vụ được giao phó một cách chuyên nghiệp hơn.

Đôi lúc bạn cần phải thay lãnh đạo giải quyết một số vấn đề phát sinh hoặc khắc phục hậu quả kịp thời. Do đó, kỹ năng ra quyết định là một trong những điều cần phải rèn luyện.

Ngoài ra, một người trợ lý cần phải biết nắm bắt, học hỏi từ lãnh đạo. Từ đó, bạn mới có thể nhanh chóng phát triển toàn diện và thăng tiến trong công việc.

Điều quan trọng nhất để trở thành trợ lý là gì? Đó chính là hiểu rõ lĩnh vực kinh doanh và tình hình của công ty. Đối với lãnh đạo, trợ lý được xem là “cánh tay” đắc lực.

Vì thế, họ cần am hiểu rõ về công ty, tình hình thị trường cũng như đối thủ cạnh tranh, đưa ra những ý kiến có tính đóng góp hoặc giải quyết kịp thời.

Bất kỳ quyết định sai lầm nào do trợ lý không hiểu rõ về tình hình công ty và thị trường cũng có thể gây nên những tổn thất lớn về mặt doanh số cũng như danh tiếng.

Ngoài kiến thức chuyên môn, sự khéo léo và bản lĩnh, người làm trợ lý còn cần có ngoại hình ưa nhìn cũng như phong thái lịch thiệp. Bởi, thỉnh thoảng họ cùng lãnh đạo đi tiếp khách hàng.

Các vị trí trợ lý được săn đón nhất hiện nay

Dưới đây là một số vị trí trợ lý hot nhất hiện nay mà bạn có thể tham khảo và ứng tuyển.

Trợ lý hành chính là người chịu trách nhiệm về hầu hết các công việc liên quan đến hành chính của công ty.

Công việc bao gồm:

Trợ lý hành chính thường chỉ yêu cầu bằng Trung cấp trở lên, với mức lương dao động từ 7-12 triệu đồng/tháng.

Trợ lý kinh doanh sẽ tham gia hỗ trợ công việc kinh doanh của công ty một cách trực tiếp. Họ sẽ phối hợp với các phòng ban để phát triển cũng như tiến hành kế hoạch, nhằm mục đích tăng doanh số bán hàng. 

Do đặc thù công việc, trợ lý kinh doanh thường yêu cầu bằng Cử nhân các ngành kinh tế hoặc marketing. Mức lương trung bình của trợ lý kinh doanh sẽ khoảng 3-7 triệu đồng/tháng khởi điểm và lên đến 30 triệu đồng/tháng tùy khả năng.

Người đảm nhiệm vị trí trợ lý giám đốc sẽ hỗ trợ trực tiếp giám đốc hoặc tổng giám đốc trong các công việc như:

Ứng viên thích hợp cho vị trí trợ lý giám đốc thường là Cử nhân các ngành kinh tế, marketing, luật hoặc từng có kinh nghiệm quản lý nhiều năm.

Mức lương thông thường của công việc này dao động từ 7 triệu đồng/tháng khởi đầu và có thể lên đến hơn 60 triệu đồng/tháng.

Trợ lý sản xuất sẽ đảm nhiệm vai trò hỗ trợ giám đốc, hay quản lý bộ phận sản xuất các công việc như giám sát quy trình hoạt động sản xuất, quản lý nhân sự hay tài chính phục vụ sản xuất.

Trợ lý sản xuất thông thường yêu cầu kiến thức chuyên môn cao. Bạn cần am hiểu về ngành, có nền tảng về quy trình sản xuất, sản phẩm hoặc từng có kinh nghiệm nhiều năm làm việc trong việc sản xuất.

Mức lương phổ biến của vị trí này khoảng 4 triệu đồng/tháng khởi điểm, và lên đến 29,3 triệu đồng/tháng khi lành nghề.

Tương tự trợ lý sản xuất, vị trí trợ lý dự án sẽ là “cánh tay đắc lực” cho giám đốc hay quản lý bộ phận dự án.

Nhiệm vụ của trợ lý dự án là giám sát tiến độ, quản lý các loại hồ sơ và giấy tờ liên quan, đánh giá nghiệm thu dự án, quản lý chi phí cũng như tính lương thưởng cho nhân viên dự án.

Công việc này đòi hỏi bằng cấp chuyên về quản trị kinh doanh, hay từng có kinh nghiệm quản lý dự án từ 2 năm trở lên. Ngoài ra, ứng viên còn phải sở hữu những kỹ năng mềm và khả năng chịu áp lực tốt.

Mức lương của vị trí này có thể khoảng 8-14 triệu đồng/tháng tuỳ thuộc năng lực.

Kết luận

Với những thông tin ở bài viết trên, hẳn bạn đã nắm được khái niệm công việc trợ lý là gì, những yêu cầu cũng như kỹ năng cần có để trở thành một trợ lý giỏi, đạt được sự thăng tiến trong công việc.

Đừng quên tìm hiểu thêm về mẹo và thông tin ngành để dễ dàng đạt được thành công trong con đường sự nghiệp nhé!

Bài viết có hữu ích đối với bạn?

Đánh giá trung bình 4.8 / 5. Lượt đánh giá: 4

Chưa có đánh giá nào! Hãy là người đầu tiên đánh giá bài viết.

Chúng tôi rất buồn khi bài viết không hữu ích với bạn

Hãy giúp chúng tôi cải thiện bài viết này!

Làm sao để chúng tôi cải thiện bài viết này?

Tác Giả

Tạ Nguyễn Thanh Thuỷ

See author’s posts

PREVIOUS

NEXT

Email của bạn sẽ không được hiển thị công khai. Các trường bắt buộc được đánh dấu *